引導學：工作坊籌備的事項｜用在設計思考與未來思考工作坊

工作坊籌備

在設計思考或未來思考工作坊中，多數人會直接開始討論，卻忽略了最關鍵的籌備設計。這篇文章會帶你快速掌握工作坊籌備的核心要素。

籌備階段最重要的任務就是完成企劃書，讓自己以及團隊成員明白一場工作坊的成果會是什麼，而且需要什麼資源完成。

工作坊企劃書的核心項目有，目的、目標、規範、流程、成員等，其他次要的項目如，場地、道具、活動流程表。

企劃書項目

目的

重點在了解「我們究竟為了什麼要集合在一起?」避免盲目的開會，確認目的才不會失去方向。工作坊的目的，不外乎是要作出新的決定以及解決問題。

成果

成果是「目的」的具體化，是可以被交付的成果，如產品模型、修改服務、10年的願景計畫等。

流程

在理解工作坊要完成的具體成果後，引導師要思考需要什麼流程，才能夠產出這樣的成果，更具體的說，是需要什麼樣的思考流程，第一步需要什麼畫布，下一步又需要什麼畫布。使用什麼樣的畫布，如利害關係人圖、SWOT分析等。需需要哪一些「在什麼時間點?進行什麼樣的活動?」是為了到達目標必須走過的步驟(Roadmap)。

思考方法可以參考： 設計思考｜設計思考基礎入門介紹｜流程、畫布與引導方法-附1天工作坊指南Sci Narrative 未來思考｜情境分析法scenario analysis - 前瞻未來的系統思考!從點,線,面找出未來商機(科幻式前瞻)

成員

哪一些人能夠幫助產出這樣的成果，就是需要找來開會的人。通常就是利害關係人。

規範

訂出「團隊基本規則」(Ground Rules)，用來做為進行溝通與資訊共享時之準則。

以下整理自堀公俊的《Facilitation引導學》

規劃項目	回答的內容
目的	「團隊究竟為了達成什麼而活動?」 「我們究竟為了什麼要集合在一起?」
成果	「具體成果是什麼？」 目的是具體明確地指出一個方向。但光是知道該朝哪個方向跑，還是無法讓人具體瞭解 「該跑到哪裡為止」。所以接下來必須要設定的，就是我們希望到達的終點，也就是「目標」。
流程	「在什麼時間點?進行什麼樣的活動?」 所謂的流程，是為了到達目標必須走過的步驟(Roadmap)，在開始進行活動前，就先明確說明整個流程、取得團隊同意，這是不可遺漏的環節。
成員	「這次會議的重要成員有誰？」 若是未把所有重要的利害關係人(stakeholders) | 併納入，可能造成好不容易想出來的好點子卻沒機會獲得執行，陷入「決而不行」的慘況。盡可能用最少的人數，匯集出最大的智慧。
規範	訂出「團隊基本規則」(Ground Rules)，用來做為進行溝通與資訊共享時之準則。

以下是工作坊企畫書表格

項目	內容
目的
成果
地點	地址： 教室：
時間	日期： 流程：
成員	內部： 外部： 人數： 組別數：

工作坊在執行時，還需要考慮場地以及道具。

空間

工作坊需要大量的討論，會需要適合討論的空間，傳統教室不適合。適合的空間通常是一個大桌子坐著同一組成員，一組約為6人內。

道具

奇異筆、便利貼、黏土、雜誌(提供發想用)、畫布

流程表：以下是範例。

階段	時間	詳細活動
Ex:破冰	9:00-9:10

結論：工作坊不是討論，而是「被設計的決策過程」

一場好的工作坊，不只是讓大家參與，而是讓團隊在有限時間內，產出明確成果。如果你只記得一件事，那就是「先設計成果，再設計流程。」