AI時代的專案管理技巧｜用一張表格完成你的專案

很多學生在進行課堂作業、活動企劃或團隊任務時，常常會遇到一個問題：事情很多，但不知道該從哪裡開始，也不知道誰要負責什麼。結果常常到了最後幾天才匆忙完成，品質也不理想。

其實，這個問題往往不是能力不足，而是缺乏一個簡單的「專案管理方法」。只要用一張清楚的專案管理表格，把專案的核心要素整理出來，就能讓團隊工作變得有條理，也更容易完成目標。

這篇文章將帶你認識一個最基礎的專案管理框架，讓任何人都能快速規劃一個專案。

一｜專案管理介紹

一、專案名稱：清楚說明專案是什麼

專案名稱是整個計畫的標題，它的功能是讓人一眼就知道專案在做什麼。

例如：

• 高齡職人採訪專案

• 校園環保行動計畫

• 社區文化紀錄專案

好的專案名稱通常具有兩個特點：

第一，內容清楚。第二，能代表專案的核心主題。

當團隊在討論時，一個好的名稱可以幫助大家快速聚焦目標。

二、專案目的：為什麼要做這件事？

專案目的回答的是一個非常重要的問題：

為什麼要做這個專案？

如果沒有明確的目的，專案很容易變成只是完成作業，而不是創造價值。

例如「高齡職人採訪專案」的目的可能是：

• 記錄高齡職人的人生故事

• 讓更多人看見熟齡工作者的專業能力

• 推廣世代合作的價值

一個簡單的寫法是：

透過＿＿＿＿，達成＿＿＿＿。

例如：

透過採訪與影像紀錄，讓社會看見高齡職人的專業價值。

當專案目的清楚，團隊在做決策時就會更容易判斷方向。

三、專案成果：最後會產出什麼？

專案成果是整個計畫最具體的部分，也就是「最後會產出什麼」。

例如：

• IG貼文（封面圖1張＋內文圖3張）

• 在Peopo公共電視平台發表文章

這些都是可以被看到、被檢驗的成果。

在寫專案成果時，要避免太模糊的描述，例如：

❌ 做社群宣傳❌ 提升社會關注

比較好的寫法是：

✅ 發布3篇IG貼文✅ 發布1篇採訪文章

成果越具體，專案越容易完成。

四、行動項目與日期：專案要做哪些事情？

專案的核心其實就是「一系列行動」。

如果只寫目標，但沒有行動計畫，專案很難真正執行。

以採訪專案為例，可能需要的行動包括：

1. 找到採訪對象

2. 設計採訪問題

3. 聯絡受訪者

4. 進行訪談

5. 整理訪談內容

6. 製作圖片與文章

7. 發布內容

每個行動最好搭配日期，例如：

行動項目	日期
確定採訪對象	4/5
進行採訪	4/10
整理訪談內容	4/12
製作IG圖片	4/15
發布貼文	4/18

當任務與時間清楚，專案就不容易拖延。

五、經費預算：需要哪些資源？

即使是學生專案，也可能需要一些資源，例如：

• 交通費

• 攝影設備

• 設計軟體

• 印刷費

簡單的預算表可以寫成：

項目	金額
交通費	500元
設計素材	200元
合計	700元

透過預算規劃，可以避免專案進行到一半才發現資源不足。

六、專案風險：提前思考可能的問題

專案管理除了規劃順利的流程，也需要預想可能發生的問題。

例如：

• 訪談對象臨時取消

• 團隊成員時間衝突

• 設備故障

一個好的做法是寫下：

風險 + 解決方法

例如：

受訪者臨時取消 → 準備備用訪談名單

這樣即使遇到問題，也不會完全停擺。

七、專案工具：會使用哪些工具？

每個專案通常都會使用一些工具，例如：

• Photoshop 或 Canva（設計圖片）

• IG（發布內容）

• 媒合平台（聯絡受訪者）

在表格中列出專案工具，可以幫助團隊更有效率地合作。

八、團隊成員：誰負責什麼？

團隊專案最常見的問題就是：

大家都在做事，但沒有人知道誰要負責什麼。

因此專案管理一定要有分工，例如：

成員	負責工作
小明	採訪
小美	攝影
小華	社群發文

當每個人都有清楚的責任，專案效率會大幅提升。

九、完成時間：專案什麼時候結束？

所有專案都應該有一個明確的截止時間。沒有期限的專案，往往會不斷拖延，最後難以完成。

例如：完成時間：2026年5月1日

十、WBS工作拆解表：把大任務拆成小任務

WBS（Work Breakdown Structure）是一種常見的專案管理方法，中文叫做「工作分解結構」。

它的概念非常簡單：把大任務拆成小任務。

例如：

A｜採訪準備

• 找受訪者

• 設計問題

• 安排時間

B｜內容製作

• 整理逐字稿

• 撰寫文章

• 設計圖片

C｜發布宣傳

• 發布IG

• 發布網站

• 分享社群

當任務被拆小之後，專案就會變得容易執行。

專案管理其實是一種思考方法

很多人以為專案管理是企業才需要的複雜制度，但其實它只是在回答幾個簡單的問題：

• 我們要做什麼？

• 為什麼要做？

• 要做哪些事情？

• 誰負責？

• 什麼時候完成？

只要把這些問題寫清楚，一個專案就已經成功了一半。

當你習慣用專案管理思考，你會發現很多事情其實並不困難，只是需要被好好整理。

二｜如何請 AI 協助你的專案

在專案管理的過程中，AI可以成為一個非常實用的助手。當你已經完成專案表格後，可以把表格內容提供給 AI，請它協助你優化專案規劃。例如，你可以請 AI 協助擴寫專案目的、補充行動項目、檢查是否有遺漏的工作、或是預測可能的專案風險。若專案需要宣傳內容，AI也能幫助撰寫文章、社群貼文，甚至提供設計圖片的建議。

實務上，你可以直接輸入類似的提示，

例如：

「這是我的專案表格，請幫我補充行動步驟」、

「請幫我拆解這個專案的工作項目」、

「請幫我列出可能的專案風險」。

透過這樣的方式，AI可以快速提供新的想法，幫助你檢查計畫是否完整。當AI與專案管理結合時，不只是提高效率，也能讓專案思考變得更全面。

1.專案表格｜專案憲章

專案名稱	高齡職人採訪專案
專案目的	聚焦重點在？
專案成果	1. IG貼文(封面圖1張+內文圖3張) 2. Peopo公共電視網站發文(同時在出租爺奶發文)
行動項目與日期
經費預算
專案風險
專案工具	出租爺奶媒合平台、ps
團隊成員
完成時間

2.專案表格｜WBS

大項目	A	B	C
細項目